Grants and Contracts

在管理赠款和合同时，总会计与财务部门密切合作 研究和赞助项目办公室 (ORSP)，以及指导和管理皇冠app官方版下载研究的教职员工 项目和其他赞助项目. 总会计负责:

• 在Banner系统中设立奖项
• Assigning fund numbers
• 审查支出和监测遵守情况
• 准备财务报告和发票
• 协调审计审查和结清资金
• 准备设施和行政建议和谈判
• 准备附带福利建议和谈判

赞助项目(资助)会计准则和程序

• 财政责任和审批排队
• Cost Transfer
• Match Funds (Cost Share)

• What accounting does
  • In the beginning
    • 向ORSP提供基金及资助编号
    • 收到基金申请表格(FAF)和ORSP的文件后
      • Setup new grant award in Banner
      • Setup Indirect Costs
      • Enter budget in Banner
  • During your performance period
    • 如允许，处理日记账分录以调整费用
    • 审查和批准您的赠款的所有PCard交易
    • 审查和批准你的资助所支付的所有发票
    • 监督并向你的联邦担保人索要现金
    • Invoice non-federal sponsors
    • 监控您的间接成本(IDC)费用，将在允许的情况下通过日记账调整
    • 准备并归档与你的基金有关的所有财务报告，这将是一次合作 with ORSP and PI, as applicable
    • Answer all financial questions
  • Near the end
    • PI和会计专家将分析预算并提交最终费用
    • 根据要求，总会计根据允许程度将费用转入或移出补助金
    • Final IDC checks
    • Draw final cash on federal awards
    • 发出非联邦奖励的最终发票
    • 应ORSP要求，结清基金
• Document flow

  应送交资助基金会计师的资料:

  • Journal entries
  • PCard statements (via Purchasing)
  • ACH/支票请求(通过应付账款)
  • ALL deposits to Restricted Funds
    • 36 federal grant funds
    • 35 federal grant funds
    • 32 non-federal grant funds
    • 32 and 33 Foundation funds
    • 任何皇冠app安卓下载安装发票、费用或财务信息的问题

  What should be sent to ORSP:

  • All budget change requests
  • All In-Kind documents
  • All labor redistribution
  • 无成本扩展请求(nce)
• Budget Monitoring

  Insight Report - GRT002

  • 该报告可以提供摘要或详细级别的数据.
  • Looks at life of grant
  • 将费用按预算分类
  • 间接成本(idc)将影响您的可用预算，这些是按月计算的.
  • 即使你的补助金在12月之前结束，工资单也会在日历年度内留置 31st.
  • 虽然在类别之间可以有一些灵活性，但总的花费金额 is not flexible.
  • 会包括不正确的机构的开支吗
  • 有能力拉所有基金联系到一个授予号(多个基金，匹配基金， etc.)
  • When in doubt, please ask. We are here to help.

  Banner FGIBDST

  • Real time information
  • Looks only at a fiscal year
  • 预算与开支不相符
  • Revenue is NOT cash
  • 整个日历年的工资留置
  • 费用与错误的组织将不会显示在横幅

  Banner FRIGITD

  • Real time information
  • Looks at life of grant
  • 是否可以提取与授予号相关的所有基金(多个基金、匹配基金等).)
  • 费用与错误的组织将不会显示在横幅
• Indirect Costs

  间接成本是指经营活动中不易确定的费用 具有某一特定活动，但对组织的一般运作是必需的.

  间接成本是那些不属于直接成本的成本. Direct costs generally include:

  • Salaries and wages
  • Fringe benefits
  • Consultant services
  • Travel
  • Materials, supplies, and equipment

  The Indirect Cost Rate:

  • 是联邦协商的税率- 23财年38%
  • 因拨款而异(通常低于我们商定的费率)
  • IDC费用由Banner计算并按月按百分比记入赠款基金 直接成本、IDC费用入账代码74004
  • IDC收入的30%作为“研究激励”分配给高校
• Progress and Financial Reports

  Progress Reports:

  • PI将与ORSP就预算叙述和时间表进行合作
  • 财务(费用)数据只能由授权会计提供
  • PI为完成的工作写叙述
  • PI或ORSP提交，取决于你的奖项
  • 是否可以获得PI和/或ORSP的认证

  Financial Report:

  • 总会计将提交发票，联邦财务报告(FFR)，所有其他 财务报告包括季度、半年度、年度和期末报告
    • 可以与PI和ORSP协作吗
    • 通常由总会计提交
  • 在某些特殊情况下，我们将要求PI审查交易和类别 totals prior to sending the report
  • 在报告过程中，我们将现金、费用、匹配和实物与预算进行核对
  • 财务报告总是由一般会计认证，通常是由 大学财务总监或高级会计师
• Foundation Accounting

  Foundation Funds:

  • 基金会资金编号为328xx - 329xx
  • 这些资金不在班纳的预算之外，而是在偿还的基础上 the Foundation
  • 总账按月计算支出
    • 示例:在11月、10月的支出被提取并开具发票给基金会 for reimbursement

  Things to remember:

  • 适当的基金、机构、帐户和计划编号是支出的必要条件 processed
  • 向基金会基金支付的费用需要活动代码(X1234)。. Without the 活动代码，基金会将不知道在哪里张贴费用
  • 大学内对基金/机构组合有签署权力的人士 需要了解捐助者对这笔有限资金的意图以及如何做到这一点 used